E-Invoice

Erfassung von Rechnungen im PDF-Format per E-Mail

Im November 2013 wurde in den am elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess angeschlossenen Gesellschaften der MEYER-NEPTUN-Gruppe die automatisierte Verarbeitung von PDF-Rechnungen per E-Mail (E-Invoice) eingeführt. Grundlage dieser Neuerung ist die mit Wirkung zum 1. Juli 2011 erfolgte Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011, u.a. des § 14 UStG. Ein wesentlicher Punkt dieser Gesetzesänderung ist die Gleichstellung von Papierrechnungen mit Rechnungen, die auf elektronischem Weg versandt werden und keine digitale Signatur enthalten. Die übrigen Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung im Sinne des § 14 UStG blieben unverändert. Die oben genannte Änderung ermöglicht es uns nunmehr, mit unseren Geschäftspartnern eine Rechnungslegung im PDF-Format per E-Mail-Anhang ohne digitale Signatur zu vereinbaren. Gemäß der neuen Vorschrift muss die Vereinbarung zur E-Invoice vorab mit den Geschäftspartnern revisionssicher dokumentiert werden. Wir stellen dies mit unserem Workflow-System ,,JobRouter“ und der darin enthaltenen Funktion ,,Lieferantenabstimmung“ sicher. Mit diesem Werkzeug wird eine solche Lieferantenabstimmung generiert und an die im System hinterlegte E-Mail-Adresse des entsprechenden Lieferanten gesendet. Der Lieferant sendet das ausgefüllte Antwortschreiben direkt als Antwort auf unsere E-Mail an uns zurück, so dass JobRouter die eingehende E-Mail auslesen und zur weiteren Verarbeitung in die ,,Lieferantenabstimmung” weiterleiten kann. Hier wird die Absender-E-Mail-Adresse des Lieferanten abgespeichert und der Abstimmungsvorgang abgeschlossen. Von diesem Moment an kann der Lieferant uns Rechnungen im PDF-Format per E-Mail von seiner vorab angegebenen Absende-Email-Adresse an die vereinbarte Rechnungsempfangs-Adresse zukommen lassen. Dieses E-Mail-Postfach wird vom JobRouter ausgelesen und es wird kontrolliert, ob eine Lieferantenabstimmung mit dem Absender vorliegt. Ist das der Fall, wird die Rechnung in den weiteren Prozess der elektronischen Rechnungsbearbeitung übergeben. Es ist zu beachten, dass für jede Gesellschaft der MEYER-NEPTUN-Gruppe eine separate Lieferantenabstimmung erforderlich ist, da es sich bei diesen um jeweils rechtlich selbstständige Gesellschaften handelt.

Der Gesetzgeber gibt uns diesen Aufwand an Bürokratie vor – ohne diese revisionssichere Dokumentation kann es keine Bearbeitung von Rechnungen im PDF-Format geben. Letzteres ist aber für beide Seiten von großem Vorteil: schnellere Übermittlung der Rechnung auf elektronischem Weg statt auf dem Postweg sowie eine schnellere Erfassung der Rechnung und damit Ietztendlich eine Beschleunigung der gesamten Rechnungsbearbeitung. Daher sollten auch beide Seiten schnellstmöglich die Voraussetzungen dafür schaffen, dass dieser neue Prozess umgesetzt werden kann.

Wenn auch Sie als Lieferant Ihre Rechnungen an eine der MEYER-NEPTUN-Unternehmen senden möchten, senden Sie bitte eine E-Mail mit folgenden Informationen an info.invoice@meyerwerft.de :

  • Mit welchem MEYER-NEPTUN-Unternehmen soll per Email fakturiert werden
  • Ihr Firmenname
  • Ihre vollständige Firmenadresse
  • USt.-Identnummer bzw. VAT-Nr.
  • Bankverbindung (IBAN + BIC)
  • Ihre Rechnungsversand-E-Mail-Adresse (hier können auch mehrere Absender erfasst werden)
  • Ansprechpartner für Rückfragen